Prečo si osviežiť pracovný priestor
Pracovný priestor nemusí byť dokonale uprataný, aby sa vám v ňom dobre pracovalo. Aj malý neporiadok však môže zbytočne odvádzať pozornosť, spomaľovať hľadanie vecí a vytvárať pocit chaosu. Dobrou správou je, že na rýchle osvieženie nepotrebujete celý deň ani veľké zmeny.
Desať minút stačí na niekoľko jednoduchých krokov, ktoré zmenia vzhľad aj atmosféru vášho stola. Najlepšie funguje, keď si nastavíte časovač a počas jednotlivých krokov sa držíte jasného poradia.
1. Prvá minúta: odstráňte odpad
Začnite tým najjednoduchším. Vezmite malý odpadkový kôš alebo tašku a odstráňte všetko, čo už nepotrebujete:
– prázdne obaly a fľaše,
– staré poznámky,
– použité papierové vreckovky,
– pokazené perá,
– nepotrebné účtenky,
– obaly od občerstvenia.
Nemusíte hneď riešiť každý papier. Zamerajte sa len na veci, ktoré sú jednoznačne určené na vyhodenie. Tento krok okamžite uvoľní priestor a dodá vám pocit pokroku.
Ak pracujete pri počítači, pozrite sa aj na okolie klávesnice a monitora. Práve tam sa často hromadia drobnosti, ktoré si počas dňa prestaneme všímať.
2. Druhá minúta: uvoľnite pracovnú plochu
Na stole si nechajte iba to, čo používate každý deň alebo práve teraz. Ostatné predmety dočasne odložte na jedno miesto, napríklad do škatule, zásuvky alebo na vedľajší stôl.
Na pracovnej ploche by mali zostať najmä:
– počítač alebo notebook,
– klávesnica a myš,
– zápisník,
– pero,
– pohár s vodou,
– jedna či dve pomôcky, ktoré pravidelne používate.
Cieľom nie je všetko dokonale roztriediť. Ide o vytvorenie voľného priestoru, v ktorom sa budete môcť sústrediť. Keď máte pred sebou menej predmetov, pracovný stôl pôsobí pokojnejšie a prehľadnejšie.
3. Tretia minúta: utrite najpoužívanejšie povrchy
Prach a omrvinky sa najčastejšie usádzajú na miestach, ktorých sa dotýkate každý deň. Použite suchú alebo mierne navlhčenú utierku a rýchlo prejdite:
– pracovnú dosku,
– klávesnicu,
– myš,
– telefón,
– stojan na monitor,
– rukoväte zásuviek.
Pri elektronike používajte len malé množstvo vlhkosti a nikdy ju nenanášajte priamo na zariadenie. Utierku najprv navlhčite a potom povrch jemne pretrite.
Nemusíte čistiť každý detail. Za desať minút je dôležitejšie osviežiť najviac používané časti než venovať veľa času jednému predmetu.
4. Štvrtá minúta: upravte káble
Káble dokážu aj čistý pracovný stôl rýchlo zmeniť na neprehľadné miesto. Nemusíte ich hneď dokonale skryť. Stačí ich zoskupiť a odstrániť z priestoru, v ktorom pracujete.
Skúste tieto jednoduché riešenia:
– spojte dlhé káble páskou na suchý zips,
– nabíjačky uložte do jednej malej nádoby,
– nepoužívané káble odložte do zásuvky,
– veďte káble popri zadnej hrane stola,
– označte podobné káble jednoduchými štítkami.
Ak neviete, ktorý kábel patrí ku ktorému zariadeniu, nemusíte to riešiť naraz. Odložte ich do jednej krabičky a označte ju ako „na neskôr“. Aj to je lepšie než mať ich rozhádzané po celej ploche.
5. Piata minúta: vytvorte miesto pre najdôležitejšie veci
Pozrite sa na predmety, ktoré počas práce používate najčastejšie. Umiestnite ich tak, aby boli ľahko dostupné, ale nezavadzali.
Môžete si vytvoriť tri jednoduché zóny:
Hlavná zóna
Je priamo pred vami. Patrí sem klávesnica, myš, zápisník a všetko, čo používate práve teraz.
Odkladacia zóna
Nachádza sa na jednej strane stola. Sem môžete položiť telefón, dokumenty alebo veci, ktoré potrebujete neskôr.
Pomocná zóna
Je v zásuvke, na poličke alebo mimo hlavnej pracovnej plochy. Patria sem predmety, ktoré používate len občas.
Takéto rozdelenie pomáha udržať poriadok aj po skončení rýchleho upratovania. Každá vec má svoje miesto a ľahšie ju vrátite tam, kam patrí.
6. Šiesta minúta: zorganizujte papiere
Papierové dokumenty často vytvárajú najväčší dojem neporiadku. Rýchlo ich rozdeľte do troch skupín:
- vybaviť dnes,
- uložiť,
- vyhodiť alebo recyklovať.
Ak máte veľa papierov, nesnažte sa ich všetky čítať. Použite tri dočasné kôpky alebo obálky a podrobnejšie triedenie si naplánujte na neskôr.
Dôležité dokumenty uložte do jedného priečinka. Tie, ktoré ešte potrebujete spracovať, dajte na viditeľné, ale jasne určené miesto. Tak nezmiznú pod ostatnými vecami a zároveň nebudú zaberať celý stôl.
7. Siedma minúta: upracte digitálnu plochu
Pracovný priestor nie je iba stôl. Neporiadok na obrazovke môže byť rovnako rušivý ako rozhádzané predmety.
Počas jednej minúty môžete:
– zatvoriť nepotrebné okná,
– vymazať nepoužívané súbory zo stiahnutých položiek,
– presunúť dokumenty do správnych priečinkov,
– vyčistiť plochu počítača,
– vypnúť nepotrebné upozornenia.
Vyberte si len jednu úlohu. Napríklad odstráňte všetky otvorené okná, ktoré už nepotrebujete. Čistejšia obrazovka vám pomôže začať ďalšiu úlohu bez zbytočného hľadania.
8. Ôsma minúta: pridajte príjemný prvok
Po upratovaní môžete pracovný priestor oživiť jedným drobným prvkom. Nemusí ísť o nákup ani veľkú dekoráciu.
Skúste napríklad:
– položiť na stôl malú rastlinu,
– vymeniť obrázok alebo podložku,
– pridať obľúbený zápisník,
– otvoriť okno a vpustiť čerstvý vzduch,
– nastaviť príjemnejšie osvetlenie,
– položiť na viditeľné miesto predmet, ktorý vás motivuje.
Vyberte si iba jednu vec. Príliš veľa dekorácií môže pracovný priestor opäť zahltiť.
9. Deviata minúta: pripravte sa na najbližšiu úlohu
Teraz si položte otázku: Čo budem robiť ako prvé po skončení tejto prestávky alebo na začiatku ďalšieho pracovného dňa?
Pripravte si všetko potrebné:
– otvorte správny dokument,
– položte na stôl príslušný zápisník,
– napíšte si prvý krok,
– odložte telefón mimo hlavnej zóny,
– nastavte si jednoduchú pripomienku.
Namiesto všeobecného zoznamu úloh napíšte konkrétnu činnosť. Napríklad „otvoriť návrh a upraviť prvý odsek“ je užitočnejšie než „pracovať na projekte“.
10. Desiata minúta: urobte poslednú kontrolu
Na záver sa na pracovný priestor pozrite z odstupu. Skontrolujte tri veci:
– Je na stole dosť voľného miesta?
– Viem, kde sa nachádza všetko potrebné?
– Je jasné, čomu sa budem venovať ako prvému?
Ak je odpoveď na tieto otázky áno, osvieženie splnilo svoj účel. Nemusíte dosiahnuť dokonalosť. Dôležité je, aby bol priestor praktickejší a aby vám uľahčil ďalšiu prácu.
Ako si poriadok udržať
Rýchle desaťminútové upratovanie má najväčší účinok vtedy, keď ho doplníte krátkou dennou rutinou. Na konci pracovného dňa si vyhraďte dve až päť minút na vrátenie predmetov na ich miesto.
Pomôcť môžu aj tieto pravidlá:
– každý predmet má svoje stále miesto,
– odpad vyhadzujte priebežne,
– papiere triedte hneď po použití,
– na stole nechávajte iba veci na aktuálnu úlohu,
– raz za týždeň skontrolujte zásuvky a digitálne súbory.
Osvieženie pracovného priestoru nemusí byť veľký projekt. Desať premyslených minút dokáže vytvoriť čistejšie, pokojnejšie a praktickejšie miesto, do ktorého sa budete radi vracať.
About the Author
